Empresas: Checklist para você aplicar o controle financeiro no seu negócio

De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine a seguinte situação: para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente.

Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

– Qual é o valor total a receber dos clientes?

– Qual é o valor a receber nos meses seguintes?

– Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?

Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.  

Controle diário de caixa

Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.

As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário demitir os responsáveis.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para: 

– Controlar os valores depositados em bancos;

– Fazer pagamentos em dinheiro;

– Controlar e analisar as despesas pagas;

– Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Dica: por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.

Controle bancário

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone etc.).

Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).

Controle diário de vendas

Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.

Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

– Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;

– Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;

– Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);

– Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;

Contas a receber

Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para: 

– Fornecer informações sobre o total dos valores a receber;

– Estimar os valores a receber por períodos de vencimento;

– Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança;

– Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;

– Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa. 

Contas a pagar

Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia, semana, quinzena etc. Vantagens de manter as contas em dia:

– Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;

– Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;

– Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

Controle mensal de despesas

Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até a decisão de cortar gastos.

Estoques

Controlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:

– Montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;

– Quantidades em cada item de estoque;

– Quantidade e custo das mercadorias vendidas;

– Estoques sem movimentação;

– Necessidade de reposição e fluxo de caixa.


Fonte: Sebrae Nacional

Denilson Alves

Editor do Portal Nosso Goiás